Teknologi Arsip Digital sebagai Upaya Peningkatan Layanan Administrasi di Kelurahan Sungai Pinang Luar Kota Samarinda

Abstract

Pelayanan prima merupakan hal yang sangat penting dilakukan bagi organisasi maupun instansi. Di dalam sebuah instansi khususnya instansi yang menyediakan pelayanan administrasi untuk masyarakat sangat penting untuk melakukan transformasi digital dalam hal pengelolaan kearsipan (dokumen). Namun, saat ini instansi yang melayani administrasi berkaitan dengan dokumen masyarakat khususnya surat menyurat masih belum maksimal dalam pelayanan dan pengelolaan arsipnya. Masalah inilah yang ditemui di Kelurahan Sungai Pinang Luar. Proses pelayanan administrasi terkait pembuatan surat menyurat masih dilakukan secara konvesional. Masyarakat harus mendatangi pihak kelurahan untuk membuat surat, kemudian perangkat desa membuat surat tersebut dengan waktu tunggu yang cukup lama. Selain itu dokumen yang telah selesai dibuat tidak berbentuk digital sehingga perangkat desa terkadang kesulitan untuk menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan dengan cepat. Oleh karena itu, diperlukan manajemen kearsipan melalui transformasi digital pada proses pelayanan administrasi. Kegiatan pengabdian masyarakat ini mengusulkan proses digitalisasi dokumen berupa metode pendampingan peningkatan keterampilan Sumber Daya Manusia (SDM) berbasis teknologi yang merupakan program kemitraan masyarakat antara perguruan tinggi dengan perangkat desa dan masyarakat. Program ini mentransfer pengetahuan tentang digitalisasi dokumen dan teknologi QR-Code berupa sosialisasi dan pelatihan tentang penggunaan QR-Code, LinkTree dan Google Form untuk mengelola arsip, menyebarkan dokumen dan mempermudah masyarakat untuk mengurus dokumen kependudukannya. Hasil dari kegiatan ini mampu memberikan pemahaman kepada perangkat desa dan masyarakat serta diterapkan secara berkelanjutan oleh masyarakat serta perangkat desa.